Box

Box : gestion de contenu et collaboration sécurisée

Box combine stockage, partage et gouvernance du contenu, avec des fonctions pour sécuriser la collaboration interne et externe. La solution est adaptée lorsque la maîtrise des accès, la traçabilité et la structuration des contenus sont prioritaires.

Fonctionnalités clés

• Stockage et partage avec contrôle des accès et gestion des permissions.
• Gouvernance : traçabilité, règles et administration (selon plan).
• Workflows : validations et automatisations documentaires (selon configuration).
• Collaboration externe : accès partenaires avec droits maîtrisés.

Cas d’usage fréquents en Suisse romande

• Partage sécurisé de documents sensibles avec des parties externes.
• Gestion de contenus projets : contrats, dossiers techniques, qualité.
• Standardisation de workflows simples : validation, publication, archivage.

Points d’attention

• Définir une politique de partage externe et une structure d’espaces claire.
• Mettre en place des rôles : propriétaires, contributeurs, lecteurs.
• Documenter les règles de conservation et d’archivage selon exigences.

Accompagnement smartMILE (exemples)

• Architecture de contenu, droits et règles de gouvernance.
• Mise en place des workflows, standards et procédures.
• Formation ciblée et routine de revue des accès et partages.