DocuWare

DocuWare : gestion électronique de documents et automatisation

DocuWare aide à dématérialiser les documents, structurer l’archivage et automatiser des workflows. La solution est pertinente pour réduire la charge administrative, améliorer la traçabilité et fiabiliser les validations.

Fonctionnalités clés

• GED : classement, recherche, versions et accès contrôlés.
• Workflows : validations, notifications et routage de documents (selon configuration).
• Intégrations : connexion à des outils métiers (ERP, CRM, bureautique) selon contexte.
• Gouvernance : droits, journalisation et règles de conservation.

Cas d’usage fréquents en Suisse romande

• Factures fournisseurs : capture, validation, archivage et traçabilité.
• Dossiers RH : documents collaborateurs, accès par rôle et conservation.
• Qualité et conformité : versions, preuves, recherches rapides.

Points d’attention

• Cartographier les processus documentaires avant d’automatiser.
• Définir la structure documentaire et les métadonnées utiles.
• Prévoir l’adoption : rôles, procédures et support de démarrage.

Accompagnement smartMILE (exemples)

• Ateliers processus, conception de la structure GED et des workflows.
• Paramétrage, intégrations, reprise documentaire et tests.
• Gouvernance, documentation et montée en autonomie des équipes.