DocuWare

DocuWare : gestion électronique de documents et automatisation

DocuWare aide à dématérialiser les documents, structurer l’archivage et automatiser des workflows. La solution est pertinente pour réduire la charge administrative, améliorer la traçabilité et fiabiliser les validations.

Fonctionnalités clés

  • GED : classement, recherche, versions et accès contrôlés.
  • Workflows : validations, notifications et routage de documents (selon configuration).
  • Intégrations : connexion à des outils métiers (ERP, CRM, bureautique) selon contexte.
  • Gouvernance : droits, journalisation et règles de conservation.

Cas d’usage fréquents en Suisse romande

  • Factures fournisseurs : capture, validation, archivage et traçabilité.
  • Dossiers RH : documents collaborateurs, accès par rôle et conservation.
  • Qualité et conformité : versions, preuves, recherches rapides.

Points d’attention

  • Cartographier les processus documentaires avant d’automatiser.
  • Définir la structure documentaire et les métadonnées utiles.
  • Prévoir l’adoption : rôles, procédures et support de démarrage.

Accompagnement smartMILE (exemples)

  • Ateliers processus, conception de la structure GED et des workflows.
  • Paramétrage, intégrations, reprise documentaire et tests.
  • Gouvernance, documentation et montée en autonomie des équipes.

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