pour le Desk Urgences

6-12 mois à 100%

Les stages chez MSF s’inscrivent dans un cursus intra- ou extra-académique, ou selon mesure fédérale d’insertion professionnelle (lien Etat de Genève : engager un-e stagiaire). Une convention de stage tripartite est obligatoire.

Sous la responsabilité du Responsable de Programme du Desk Urgences, le-a stagiaire assistant-e de Desk sera amené-e à appuyer l’équipe du Desk dans leurs activités quotidiennes et ce en fonction des priorités.

Tâches administratives liées au fonctionnement du Desk

  • Appuie le Desk dans la gestion et le suivi de l’information
  • Traduit des documents en fonction des besoins et des demandes
  • Appuie le Desk dans l’organisation de réunions et assure les comptes rendus
  • Fait le suivi des divers outils organisationnels de la cellule
  • Soutien logistique et administratif sur des évènements divers (E pool days, formation RDSU, etc.)

Opérations

  • Participe en lien avec le Responsable de programme/Adjoint Responsable Programme/Référent Médical Programme à la rédaction de documents de projets, cadres logiques et documents de demande de fonds et traduit si nécessaire en lien avec le Service Juridique
  • Amène un support au Responsable de Programme pour l’analyse de contexte et rédige des notes de briefing
  • Assure la mise à jour et l’archivage des documents stratégiques
  • Synthétise, compile et met en page des informations opérationnelles à destination de présentations internes et externes
  • Assure la mise à jour des documents essentiels sur le cloud destiné aux expatriés
  • Commande des cartes en collaboration avec l’unité GIS
  • Recherche et compile des informations sur des thématiques en lien avec les opérations
  • Assure la mise à jour et l’archivage des documents stratégiques et des cartes
  • Participe au suivi des conventions de partenariat

Ressources humaines

  • Participe à la gestion du personnel expatrié sur le plan administratif (entrée des données sur le logiciel de ressources humaines Dynamics)
  • Participe au suivi des expatriés (dates de mission, ouvertures de postes) et des documents nécessaires à leur départ (consentements éclairés (BIC), preuves de vie, visas)
  • Organise le planning hebdomadaire pour les briefings/debriefings des expatriés
  • Assure la consolidation, le suivi et la mise à jour des packages départ sur le réseau
  • Accueille personnellement les expatriés sur le départ, leur présente les opérations en cours et s’assure qu’ils possèdent les documents nécessaires
  • Elaboration de statistiques pour le suivi de l’utilisation de ressources humaines
  • Participation aux réunions d’ouverture de postes (compilation des postes à ouvrir et présentation du point opérationnel de la semaine)
  • Participe au suivi des salaires mensuels
  • Assure le suivi d’autres démarches RH spécifiques selon les besoins

Logistique et supply

  • Appuie le référent supply dans l’inventaire, le reconditionnement et suivi des appareils IT et Telecom
  • Appuie le référent supply dans l’envoi de matériel sur le terrain

Support Finance

  • Peut participer à certaines activités liées à l’élaboration de budgets au suivi comptable et financier de certaines missions exploratoires ou certains projets d’urgence clôturés sous la supervision du contrôleur financier
  • Être au bénéfice d’une convention de stage
  • Cursus intra- ou extra-académique, ou selon mesure fédérale d’insertion professionnelle: de préférence Sciences politiques ou sociales, Santé Publique, Relations Internationales, Humanitaire et Développement ou équivalent
  • Intérêt avéré pour l’aide humanitaire
  • Maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit), autre langue un atout ; excellentes capacités rédactionnelles en français et en anglais
  • Esprit d’équipe, capacité à collaborer avec des équipes multiculturelles
  • Capacité à travailler efficacement sous pression et en autonomie
  • Gestion des priorités, proactivité, rigueur, organisation
  • Bonnes connaissances de l’environnement Windows (Word, Excel, PowerPoint)
  • Multitâche, sens de la diplomatie, réactivité, flexibilité
  • Convention de stage obligatoire
  • Poste à 100%
  • Basé à Genève
  • Durée : 6 mois, renouvelable
  • Date d’entrée en fonction : fin juillet 2020
  • Rémunération stage : CHF 2’000 mensuel brut

Les dossiers de candidatures doivent répondre aux critères de présentations suivantes : CV 2 pages max – lettre de motivation 1 page max – en français ou anglais.

La date limite de postulation est fixée au 8 juillet 2020.

Les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

SEULS LES CANDIDATS PRESELECTIONNES SERONT CONTACTES